Control de Gestión

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B. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE GESTIÓN

Se estructura para dar cumplimiento a los objetivos de operación, información y comunicación del Control Interno. Tiene la función de apoyar a la entidad en: el logro de los objetivos institucionales, mediante el uso racional de los recursos y la estandarización de las operaciones, funciones y actividades necesarias para su cumplimiento, la orientación de las acciones hacia los resultados, las metas y los objetivos, la obtención y divulgación de información oportuna y confiable para la toma de decisiones y el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado y grupos de interés, la transparencia de la gestión a través de procesos de comunicación internos y externos que la acerquen a los diferentes grupos de interés.

Para dar cumplimiento a los fines que persigue este Componente Corporativo, se hace necesario derivar tres (3) Estándares: Actividades de Control, Información y Comunicación.


4.COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

Garantiza la ejecución de las políticas y directrices establecidas por la administración y aseguran el cumplimiento de los propósitos de la institución pública, mediante: la definición de las actividades secuenciales a través de las cuales se transforman insumos, hasta obtener un producto o servicio con características previamente especificadas, la identificación de las acciones y los mecanismos necesarios a reducir los riesgos, el monitoreo permanente a cada uno de los procesos, y la definición de las acciones que permite la corrección de desviaciones para el mejoramiento de la gestión de la entidad, la orientación de la actuación de los/las servidores/as hacia la ejecución económica, eficiente y eficaz de las actividades y las tareas a su cargo.

4.12 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos, actividades y tareas de la institución, en cumplimiento de sus planes, programas y proyectos, de manera económica, eficiente y eficaz.

4.13 PROCEDIMIENTOS

Establecen los métodos, especificaciones, directrices, responsabilidades, autoridades, perfiles y flujos de información requeridos para cumplir con las actividades y ejecutar las tareas de la institución.

4.14 CONTROLES

Determinan las acciones y los mecanismos de prevención de los riesgos que, asociados a los procesos, permiten el cumplimiento de las metas y los resultados previamente establecidos por la institución.

4.15 INDICADORES

Instrumentos que permiten realizar la medición a la gestión, la autoevaluación a los resultados de gestión, el desempeño y el riesgo en cada uno de los procesos a través de los cuales se ejecuta la función de la institución. Permite reformular las políticas que sean necesarias para la corrección de desviaciones o el mejoramiento institucional.

4.16 MANUAL DE OPERACIÓN:

Instrumento de carácter normativo que integra los estándares relativos a los Componentes Corporativos de Control Estratégico y de Control de Gestión, facilitando la comprensión del Control a la operación de la cantidad pública.

5. COMPONENTE INFORMACIÓN

Facilita la operación de la entidad y el control de los procesos al garantizar que el manejo de los datos e informes requeridos para su gestión sean útiles, oportunos y confiables, permitiendo: el control a la obtención, procesamiento y mantenimiento de la información requerida para la operación de la entidad, el registro y generación de información, oportuna y confiable que soporte los procesos de toma de decisiones internas, el cumplimiento de las obligaciones de información ante los diferentes grupos de interés, la elaboración de información requerida para la rendición de cuentas a la sociedad.

5.17 INFORMACIÓN INTERNA:

Compendia la información de todo tipo de fuentes, la cual es generada por los diferentes grupos de interés de la entidad pública y la convierte en insumo para la planeación, la operación de la entidad y los procesos de toma de decisiones en todos los niveles de la institución.

5.18 INFORMACIÓN EXTERNA:

Información que proviene de diferentes fuentes y se procesan al interior de la entidad pública, para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información ante los diferentes grupos de interés.

5.19 SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

Permiten la captura, procesamiento y reporte de la información interna y externa, de la manera más oportuna, eficiente y exacta, para soportar la planificación, la operación, el control y la información de la entidad.

6.COMPONENTE COMUNICACIÓN

Garantiza las acciones y mecanismos necesarios para la divulgación de la información pública a los diferentes grupos de interés, internos y externos, de la institución, mediante: la organización de los flujos de comunicación internos requeridos para el desarrollo de la función de la institución, la divulgación transparente, oportuna y veraz de los propósitos, los resultados de la gestión adelantados por la entidad, los proyectos ejecutados y la situación financiera, con especial énfasis en la rendición de cuentas a los órganos de control y a la sociedad, el manejo adecuado de los medios de comunicación, que permita que la información llegue efectivamente a los públicos a los que va dirigida.

6.20 COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Garantiza la coordinación de las acciones internas de la institución a través de la difusión de las políticas y de la información para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad. Mantiene presente el compromiso de los/las servidores/as alrededor de la rectitud en el obrar y la transparencia de la gestión.

6.21 COMUNICACIÓN PÚBLICA

Garantiza la circulación, amplia y focalizada, de la información del organismo o entidad hacia los diferentes grupos de interés, mediante la utilización de los mecanismos necesarios para comunicar el mensaje institucional.

6.22 RENDICIÓN DE CUENTAS:

Asegura la generación y difusión de la información sobre el resultado de la gestión y correcta administración de los recursos públicos de las autoridades administrativas, orientada a los grupos de interés de la institución y a la sociedad en general, permitiendo la labor de los diferentes organismos de control del Estado y del Control Ciudadano.

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